Cómo afrontar la acumulación de correos tras la vuelta de vacaciones sin que nuestra productividad se resienta.
Para ello lo primero que debemos evaluar es la cantidad de correo que tenemos acumulado. Con un vistazo rápido comprobamos qué número de correos tenemos pendientes en la bandeja de entrada, o en las distintas carpetas, si trabajamos con filtros automáticos. Pero también cuántos están marcados como importantes por los remitentes. En este caso, lo mejor es afrontarlo como una tarea más y en función del volumen dedicarle un tiempo determinado a su procesamiento.
Algunas cuestiones que debemos revisar:
Antes que nada debemos tener en cuenta un par de cuestiones:
- Mensaje de fuera de la oficina: Si hemos activado este mensaje para que envíe una respuesta automática a nuestros remitentes, no está de más que comprobemos si sigue en funcionamiento. Lo normal es que lo programemos con una fecha que coincide con el fin de nuestras vacaciones, pero a veces, por cualquier motivo, lo dejamos sin dicha fecha y podemos tenerlo activado aunque no seamos consciente de ello. Comprobar si está desactivado será el primer paso y en caso afirmativo, desactivarlo.
- Filtros de correo: Si tenemos establecidos filtros de correo debemos comprobar que los mensajes que han sido enviados a las carpetas predeterminadas efectivamente deben estar allí. Se trata de hacer una revisión rápida, para ver que ningún correo importante se ha ido a una de estas carpetas por error. Depende un poco de como lo tengamos configurado. En mi caso, prefiero que los filtros sean para los correos poco importantes, de manera que me quitan ruido de la bandeja de entrada, donde quedan los correos que debo atender antes.
- Correo móvil: Hoy en día no es extraño que dispongamos de correo móvil. Si no hemos podido sucumbir a la tentación de echar un vistazo al correo en vacaciones o no hemos tenido más remedio que hacerlo, puede que hayamos contestado a varios correos durante este periodo. El problema es que muchas veces las respuestas desde el móvil suelen ser breves, postergando una respuesta más extensa para cuando estamos delante de un ordenador. Si estos correos ya nos aparecen como leídos se pueden pasar por alto con facilidad. Sería necesario recuperarlos y dar la respuesta adecuada en cada caso.
Procesando el correo
Más allá de la urgencia específica de determinados mensajes, que serán los primeros que debemos atender, en nuestra bandeja de entrada nos encontramos con dos tipos de mensajes:
- Mensajes dirigidos a nosotros que exigen una acción: Son los mensajes en los que nuestra dirección debe aparecer en el campo Para. Se entiende que debemos efectuar una acción, ya sea responder al correo, remitir un presupuesto, o simplemente que tendremos que reenviarlo a alguien de nuestra organización, por poner algunos ejemplos.
- Los mensajes informativos: Por lo general son los que nuestra dirección aparece en el campo CC (Con Copia). Este tipo de mensajes nos los envían para que estemos informados de un determinado tema. No requiere que realicemos ninguna acción, aunque estamos implicados por cualquier motivo. Estos correos son los que tienen que quedar al final de la cola y si tenemos muchos acumulados pasaremos a leerlos a lo largo de la semana.
En muchos casos procesar el correo pendiente puede ser una tarea tediosa, pero también una forma de volver a meternos en la dinámica de la empresa para volver a nuestro mejor rendimiento en el día a día. Es como una inmersión en las tareas que han quedado pendientes y que tenemos encima de la mesa para comenzar a resolver.
Si tenemos establecidas en nuestra empresas unas políticas claras de redacción de correo electrónico será más rápido procesar la bandeja de entrada. Una lectura en diagonal de los correos, servirá para detenernos en los más importantes y descartar de forma rápida aquellos que ya no nos interesan, muchas veces porque ya son asuntos resueltos o porque las circunstancias de las peticiones han cambiado. En todo caso es una tarea que debemos afrontar para que nos ocupe el menor tiempo posible.
