Uno de los desafíos que la Covid-19 ha planteado en la gestión de Recursos Humanos ha sido el control de presencia en el teletrabajo. Muchos sistemas no estaban diseñados para medir la productividad y el registro de la jornada laboral con gran parte de la plantilla trabajando desde sus casas.
Si como los datos indican, el teletrabajo ha empezado a normalizarse y extenderse, las empresas deben estar preparadas para esta realidad. No sólo para cumplir con la normativa de registro de jornada labora. También por la importancia de llevar un control de presencia eficaz y que contribuya a la gestión integrada de toda la plantilla.
El control de presencia en el teletrabajo, más allá de la oficina
Lo primero que debe tener claro el Departamento de Recursos Humanos es que no son tiempos para seguir utilizando los métodos manuales.
Necesitamos estandarizar el proceso de control de presencia, utilizando herramientas digitales que nos permitan gestionar el registro de jornada y medir la productividad de los empleados.
A medida que una parte importante de la plantilla trabaja desde su casa o en movimiento, el control de presencia debe ir más allá de fichar al inicio de la jornada y al final, y que para ello sea necesario estar físicamente en la oficina.
Necesitamos herramientas adecuadas a la realidad de nuestro tiempo. Muchos empleados trabajan en movimiento, visitando clientes o desplazándose entre delegaciones, almacenes y oficinas de la empresa. Otros trabajan de manera íntegra o parcial desde su casa, lo que facilita la conciliación laboral.
No podemos tener varios sistemas para medir la productividad de los empleados, en función de sus características. Necesitamos un único software de Recursos Humanos que facilite un control de presencia integrado y que nos permita gestionar a una plantilla heterogénea y deslocalizada de manera rápida y eficaz.
Cómo registrar la jornada laboral en el teletrabajo
En muchas empresas, el registro de la jornada laboral requería la presencia física del empleado en la oficina. Para ello, tenía que fichar utilizando su huella en un dispositivo de acceso o firmando un documento a la entrada y salida de la jornada laboral. Es lo que se conoce como el control de fichajes.
Pero el fichaje de la jornada laboral ya no puede hacerse así, o no para todo el mundo, cuando una parte de la plantilla no se encuentra en la oficina y trabaja a distancia. También hay que tener en cuenta que las empresas de hoy necesitan un software integral, por lo que no podemos disponer de múltiples sistemas diferentes en función de la sede de la empresa de la que estemos hablando. O de si el trabajador acude a la oficina o lo hace desde otro lugar.
El registro de jornada laboral es un requisito de la normativa para el control de horas extra de los empleados. Pero se trata de una práctica que va más allá del mero cumplimiento de la normativa. Aporta datos a la empresa sobre los retrasos, rendimiento y ausencia de los empleados. Nos permite asegurarnos de que los empleados han iniciado su trabajo y están en disposición de cumplir con las tareas asignadas.
No obstante, hay que recordar que el control de presencia va mucho más allá del registro de jornada laboral. Una herramienta de gestión de Recursos Humanos no puede limitarse al control de fichajes. Tiene que haber una solución para la gestión del flujo de trabajo, la asignación de tareas, la gestión de los partes de trabajo y el control de la productividad.
En esta línea, la solución HR Infinity de Zucchetti va mucho más allá del control de jornada laboral. Se trata de un software que facilita un control de presencia efectivo, convirtiéndose en una herramienta esencial para el control de la productividad, lo que permite a la empresa medir, coordinar y gestionar los procesos de trabajo para lograr los objetivos empresariales.
La transformación de las oficinas tras la Covid-19 y el teletrabajo
Todo indica que nuestras oficinas en el futuro no van a ser como antes. Es verdad que seguirán siendo necesarias y que el teletrabajo tampoco parece que se vaya a convertir en la norma. Pero hay que tener en cuenta algunos hechos.
Primero, que la normalización cultural del teletrabajo ha permitido descubrir a muchas empresas las ventajas de este modelo. Por tanto, hay que asumir los desafíos que representa (control eficaz de la productividad, seguridad de los datos, gestión del trabajo en remoto…). Y segundo, que las empresas deben seguir esforzándose para que los espacios de trabajo sean espacios transparentes, abiertos y que favorezcan la productividad.
Teniendo en cuenta estos hechos, nuestro Departamento de Recursos Humanos debe estar en cualquier caso preparado para el futuro. Tanto la movilidad como el teletrabajo son desafíos que implican que necesitamos herramientas de control de presencia eficaces para gestionar plantillas cada vez más deslocalizadas.
La solución HR Infinity de Zucchetti ayuda a tu empresa a adaptarse a esta realidad. Ahora podrás estar más preparado para llevar un control de presencia efectivo. Gracias a esta herramienta flexible, fácil de utilizar, inteligente y modular, podrás gestionar la presencia y las ausencias de los empleados, llevar el registro de las horas extra, justificantes, vacaciones y rendimiento del trabajo. De este modo, el control de presencia en el teletrabajo será mucho más eficaz y podremos gestionar plantillas amplias, heterogéneas y con múltiples particularidades.
